Enviar las facturas a la gestoría automáticamente: cómo hacerlo con la API

Para enviar las facturas a la gestoría automáticamente lo más limpio no es reenviar PDF por email, sino que la gestoría las recoja ella misma. Con la API de Programa Taller, la gerencia crea una clave de solo lectura para la asesoría y su programa descarga cada mes las facturas emitidas, con sus líneas, los totales por tipo de IVA, los cobros y el PDF original. Tú no mandas nada. La numeración y el registro Verifactu siguen en tu programa de facturación, porque la gestoría solo lee.

Esa lectura viene con cualquier plan del programa, sin coste añadido: el plan de API «Incluido» da una clave de solo lectura y 2.000 peticiones al día. Abajo tienes qué necesita de verdad una gestoría, qué decides tú como gerente y qué hace su informático, con los endpoints exactos.

¿Por qué el envío de facturas a la gestoría acaba siendo un problema cada mes?

Porque es una tarea pequeña que depende de una persona. El día 3 o el día 5 llega el email de la asesoría: «Necesitamos las facturas de septiembre y los cobros». Alguien del taller exporta un listado, descarga los PDF uno a uno o en un ZIP, los adjunta y reza para que no falte ninguno. Si esa semana hay mucho trabajo, se retrasa. Si la persona que lo hacía se va de vacaciones, nadie sabe muy bien cómo se hacía.

Luego vienen las preguntas de vuelta. «La factura 214 no está.» «Esta de 680 € figura como cobrada pero no vemos el ingreso.» «¿Esta rectificativa a qué factura corrige?» Cada pregunta es otro email, otra búsqueda y otro rato del gerente o de la administrativa.

Nada de esto es difícil. Lo que lo complica es que el dato vive en tu programa y la gestoría lo necesita en el suyo, y entre los dos hay una persona haciendo de cartero.

¿Qué datos necesita la gestoría de un taller cada mes?

Antes de hablar de tecnología conviene tener claro qué pide una asesoría para llevar la contabilidad y los impuestos de un taller. Pregúntale a la tuya, porque cada una trabaja a su manera, pero lo habitual es esto:

Lo que no sale por la API son tus facturas de compra (recambios, alquiler, suministros). Esas siguen el camino que ya tengas con tu gestoría. Tampoco salen costes ni márgenes: la API está planteada para que lo interno del taller no aparezca en ninguna respuesta.

Qué decides tú como gerente (sin tocar código)

La parte técnica la hace el informático de la gestoría. Pero hay cuatro decisiones que son tuyas y que conviene tomar antes de darle nada a nadie.

1. Qué puede ver la clave de la gestoría

La clave se crea en la sección «Desarrolladores / API» del programa, y solo la puede crear la gerencia. Para este uso basta un permiso: invoices:read (leer facturas emitidas, importes y cobros). No necesita ver la agenda, ni las conversaciones con clientes, ni los presupuestos. Cuanto menos vea, menos riesgo.

2. Para qué se van a tratar los datos

Al crear la clave hay que escribir su finalidad, como pide el RGPD. Algo tan sencillo como «Contabilidad y obligaciones fiscales del taller, por la asesoría». Queda guardado junto a la clave y en el registro de peticiones.

3. Desde dónde y hasta cuándo

Puedes limitar la clave a las IP de la gestoría y ponerle fecha de fin. Si un día cambias de asesoría, la revocas y deja de funcionar al momento. La clave completa se ve una sola vez al crearla; después solo se ve su prefijo, así que se la pasas a la gestoría por un canal seguro y que la guarde en su gestor de contraseñas.

4. Quién mira el registro

Cada petición queda anotada 90 días: qué clave, desde qué IP, a qué endpoint y con qué resultado. No hace falta revisarlo cada semana, pero está bien saber que si alguien pregunta «¿quién ha descargado las facturas de marzo?» la respuesta existe.

Cómo se hace la descarga mensual, paso a paso (para el informático)

Este apartado es para quien programa. La URL base de cada taller tiene la forma https://<su-dominio>/api/v1 y aparece en «Desarrolladores / API». En los ejemplos usamos tu-taller.example.

1. Comprobar la clave. GET /ping devuelve el nombre de la clave, sus permisos y el cupo que queda hoy. Si responde 403, falta un permiso.
2. Listar las facturas del mes. GET /invoices?from=2026-09-01&to=2026-09-30&status=issued&limit=200. El listado se pagina por cursor: repite la llamada con cursor=<next_cursor> hasta que has_more sea false.
3. Pedir el detalle de cada una. GET /invoices/{id} trae las líneas, el desglose por tipo de IVA, los datos de facturación y la lista de cobros.
4. Descargar el PDF. GET /invoices/{id}/pdf responde application/pdf con el mismo documento que genera el programa, con su QR si la factura está emitida.
5. Volver a mirar cobros antiguos. Un cobro puede llegar semanas después de la factura. Conviene repasar también las facturas de meses anteriores que seguían con importe pendiente.

curl "https://tu-taller.example/api/v1/invoices?from=2026-09-01&to=2026-09-30&status=issued&limit=200" \
  -H "Authorization: Bearer pt_live_3a8d…"

Un fragmento de lo que devuelve cada factura del listado:

{
  "full_number": "F26198",
  "kind": "invoice",
  "rectifies_number": null,
  "status": "issued",
  "date": "2026-09-18",
  "total": 680.40,
  "payments": { "paid": 560.40, "pending": 120, "settled": false },
  "payment_method": "Transferencia",
  "verifactu_hash": "b71e…"
}

Las fechas van en ISO 8601 UTC y los importes en euros con dos decimales. Los nombres de campo son estables, así que el mapeo a la contabilidad de la gestoría se hace una vez.

¿Cuántas peticiones gasta? Una cuenta con supuestos

Supongamos un taller que emite 300 facturas al mes. El listado con 200 por página son 2 peticiones. El detalle de cada una, 300. Los PDF, otras 300. Unas 600 peticiones en total, muy por debajo de las 2.000 diarias del plan Incluido. El límite que sí se nota es el de 60 peticiones por minuto por clave: a ese ritmo la descarga tarda unos diez minutos. Si el programa de la gestoría va más rápido, la API responde 429 con la cabecera Retry-After y basta con esperar esos segundos. Cambia el 300 por tu volumen y haz la misma cuenta.

¿Y Verifactu? ¿Se rompe algo si la gestoría lee por API?

No. La gestoría solo lee. La factura se emite en tu programa con su serie, su número correlativo, la huella encadenada y el QR, y nada de eso cambia porque alguien la descargue. El PDF que recibe la gestoría es el mismo que entregaste al cliente.

Sobre las fechas, conviene tenerlas claras porque circula mucha información vieja. Hoy rige el Real Decreto-ley 15/2025: los sistemas de facturación tienen que estar adaptados el 1 de enero de 2027 si eres sociedad y el 1 de julio de 2027 en el resto de casos. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda anunció en una nota informativa que prevé aplazarlo a octubre de 2028. Es una previsión pendiente de aprobación: mientras no salga en el BOE, las fechas que cuentan son las de 2027. Lo tienes desarrollado en nuestro artículo sobre el aplazamiento de Verifactu a 2028, y lo básico en la guía de Verifactu para talleres.

¿Puede la gestoría hacer algo más que descargar?

Puede, pero ya no con el plan gratuito ni con una clave de solo lectura. Hay dos ampliaciones que algunos talleres piden:

• Enterarse al momento de cada factura. En vez de descargar una vez al mes, el programa de la gestoría recibe un aviso firmado (webhook) cada vez que se emite una factura (invoice.issued) o se anota un cobro (payment.received). Los webhooks están en el plan Developer, 19 € al mes sin IVA.
• Anotar cobros desde la contabilidad. Si la gestoría concilia el banco y ve que una transferencia ha entrado, su sistema puede anotar el cobro en la factura con POST /invoices/{id}/payments. La marca de «pagada» se recalcula con todos los cobros, nunca se fuerza. Necesita el permiso invoices:write, también desde Developer.

Lo que la API no hace es crear facturas sueltas: solo factura un presupuesto aprobado, y las rectificativas se hacen desde el programa. Si quieres profundizar en esa parte, la cuenta el artículo sobre facturar por API un presupuesto aprobado.

Lo que la API no resuelve (y conviene saber antes)

Seamos honestos con los límites, porque una integración vendida como magia acaba en decepción:

• Alguien tiene que programarla. La API no es un botón «conectar con mi gestoría». El informático de la asesoría, o el tuyo, tiene que escribir la descarga y el mapeo a su programa contable. Para quien sabe, es una tarea corta porque hay fichero OpenAPI 3.1, colección de Postman y un panel para probar cada endpoint con la clave. Pero no es cero.
• Si tu gestoría no tiene a nadie técnico, no le sirve. Hay asesorías pequeñas que trabajan con PDF y una hoja de cálculo. Para ellas, el envío manual o la exportación desde el programa seguirán siendo lo práctico.
• Las compras no van por aquí. Las facturas de tus proveedores no salen por la API del taller.
• Revisar sigue siendo cosa de personas. Que los datos lleguen solos no significa que estén bien. Un NIF mal escrito en la ficha del cliente llega mal escrito a la contabilidad.

¿Qué cambia si tienes varios talleres o creces?

Aquí es donde se nota la diferencia entre el envío manual y la integración. Con el método manual, cada sede nueva es otra persona haciendo de cartero y otro hilo de emails con la asesoría. Con la API, cada taller tiene su propio dominio y su propia clave, atada a esa instancia: no sirve en ningún otro. La gestoría repite la misma descarga contra cada URL y el trabajo administrativo no crece al mismo ritmo que el negocio.

Y tú, como gerente, dejas de ser el que contesta «ahora te lo mando» a principio de mes. Ese rato vuelve a donde tiene que estar: a llevar el taller. Si quieres ver todo lo que se puede conectar aparte de la gestoría, empieza por la portada de la API o por el artículo sobre para qué sirve la API de un taller. La lista completa de endpoints está en la referencia, y los planes del programa en precios.

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