Integración entre talleres y flotas de renting: estado, ITV y avisos

Una integración entre tu taller y una empresa de flotas o de renting sirve para que su gestor sepa, sin llamarte, en qué punto está cada coche: si ya ha entrado, si espera piezas, cuándo estará listo y cuándo se lo han llevado. Con la API de Programa Taller lo hace de dos maneras: consultando el estado de los presupuestos y los vehículos de esa flota (con kilómetros y vencimiento de la ITV) y recibiendo avisos automáticos (webhooks) cuando un vehículo entra en el taller, cuando está listo y cuando se entrega.

Para el gerente, la pregunta útil no es técnica: es qué le das a la flota, qué te ahorras tú y si lo cobras. Para su informático, es cómo montarlo sin abrirle a un tercero los datos del resto de clientes. Este artículo responde a las dos, por ese orden.

¿Qué quiere saber de verdad un gestor de flotas?

Quien gestiona treinta furgonetas de reparto o un parque de coches de renting no piensa en presupuestos. Piensa en días parados. Cada vehículo en el taller es una ruta que hay que cubrir con otro, un comercial sin coche o un cliente de renting esperando sustituto. Por eso sus preguntas son siempre las mismas:

• ¿Ha entrado ya? Lo dejó el conductor a las ocho, pero nadie se lo ha confirmado.
• ¿Cuándo sale? Necesita una hora, no un «esta semana».
• ¿Está parado esperando una pieza? Entonces quizá le compense moverlo a otro taller o pedir un vehículo de sustitución.
• ¿Cuánto va a costar y quién lo ha aprobado? En una flota, lo que no está aprobado por la persona correcta no se paga.
• ¿Cuándo le vence la ITV a cada unidad? Si el taller ya la tiene anotada, mejor que mantener una hoja aparte.

Hoy todo eso se resuelve con llamadas y correos. El gestor llama a recepción, recepción va al foso a preguntar, el jefe de taller contesta de memoria y alguien escribe un email a media tarde. Multiplica por veinte vehículos al mes y verás de dónde salen las interrupciones.

El recorrido de una furgoneta contado por sus avisos

Vamos con un caso inventado. Inés Valcárcel gestiona la flota de una distribuidora ficticia, con 38 furgonetas. Su empresa tiene un pequeño panel interno donde ve cada vehículo. El taller de Ramón, también inventado, le repara una buena parte. La agencia informática que trabaja con Ramón ha conectado su programa con el panel de Inés. Así se vive un martes cualquiera:

Ninguna llamada. Ramón no ha tenido que acordarse de avisar a nadie y su recepcionista no ha ido al foso a preguntar. Inés, por su parte, ha podido planificar el reparto del miércoles con una hora de salida real.

Todos esos nombres de eventos existen en la referencia de la API. Hay más (cita propuesta, cita confirmada, recogida planificada, coche de cortesía prestado y devuelto), pero para una flota los imprescindibles son estos seis.

¿Qué datos puede consultar la flota y cuáles no salen nunca?

Aparte de los avisos, el sistema de la flota puede preguntar cuando quiera. Esto es lo que tiene a su alcance, siempre con la clave y los permisos que tú decidas:

Y lo que no sale por ningún endpoint: costes de compra, márgenes, proveedores, notas internas y presupuestos de uso interno. Del personal del taller solo se ve el identificador y el nombre. Eso está decidido en la propia API, no depende de que tu informático se acuerde de filtrarlo.

Cómo se monta sin darle a la flota acceso a todo tu taller

Aquí está la parte que más conviene entender antes de firmar nada. Una clave de la API es del taller: tiene permisos por área (clientes, vehículos, presupuestos, facturas…), no por cliente. Si le entregas una clave con vehicles:read a la empresa de Inés, podría listar los vehículos de todos tus clientes, no solo los suyos. Y los webhooks avisan de todo lo que pasa en el taller, no de un solo cliente.

Por eso el montaje sensato tiene una pieza en medio:

1. Un pequeño intermediario que controlas tú o tu agencia. Es el único que tiene la clave.
2. Ese intermediario recibe los avisos, comprueba con la API si el vehículo o el presupuesto son de la flota (por su client_id) y solo entonces los reenvía al sistema de la flota.
3. Cuando la flota pregunta, pregunta al intermediario, que consulta la API siempre filtrando por ese cliente.

Es poco código y te deja el control: si la relación con la flota termina, apagas el reenvío y ya está. Si tu caso necesita otra cosa (por ejemplo, muchas flotas a la vez), escríbenos y lo valoramos.

La clave del intermediario la crea la gerencia en «Desarrolladores / API», con un nombre («Enlace flota»), la finalidad del tratamiento que pide el RGPD («informar a la empresa cliente del estado de sus vehículos») y solo los permisos de lectura que hagan falta. Se puede limitar a las IPs del servidor del intermediario y ponerle fecha de caducidad. Cada petición queda registrada 90 días: qué clave, desde qué IP, a qué endpoint y con qué resultado.

Qué pedirle al cliente flota antes de empezar

La integración técnica es lo fácil. Lo que hace que funcione es acordar unas cuantas cosas con la flota antes de escribir una línea:

• Una sola ficha de cliente para la flota, con sus vehículos dados de alta a su nombre. Si cada conductor aparece como cliente distinto, no habrá forma de filtrar.
• Quién aprueba los presupuestos y hasta qué importe. Puede aprobar desde el enlace de seguimiento; si te lo confirma por teléfono o email, tu sistema puede registrarlo en su nombre dejando constancia de quién y por qué canal.
• Su número de pedido, para ponerlo como referencia en cada presupuesto.
• Una URL donde recibir los avisos (o la del intermediario, si la flota no tiene sistema propio y le basta con un email).
• Los datos de facturación completos: razón social, CIF y dirección. Sin ellos, la aceptación se queda a medias.
• Qué hacer cuando un coche espera piezas: ¿le avisas tú, le basta con verlo en el panel, prefiere que lo llames?

Esa última pregunta parece menor y no lo es. El estado «esperando piezas» es justo el momento en que la flota toma decisiones caras (vehículo de sustitución, cambio de taller) y conviene que nadie se entere tarde.

¿Cómo cobrar este servicio a la flota?

Una integración no es gratis para ti: está el plan de la API y el trabajo de tu informático. Los avisos automáticos y las escrituras necesitan el plan Developer (19 € al mes sin IVA, con 20.000 peticiones al día); el plan Incluido, gratuito con cualquier plan del programa, solo permite leer y no envía webhooks. Todo está en la página de la API.

Hay tres maneras razonables de recuperarlo, y ninguna es mejor que otra en abstracto:

1. Una cuota por vehículo y mes dentro del contrato de mantenimiento. Es la más fácil de explicar a compras.
2. Una cuota fija por la conexión, al margen de cuántos coches entren.
3. No cobrarla y usarla para ganar el contrato. Si otra flota duda entre tu taller y el de enfrente, saber en tiempo real dónde está cada coche pesa más que unos euros de mano de obra.

Y cuenta el otro lado: las llamadas de «¿cómo va la furgoneta?» que dejan de entrar. Cada una interrumpe a recepción y, muchas veces, al jefe de taller. Con varias flotas, eso es lo que permite crecer en clientes de empresa sin contratar a alguien solo para contestar.

Para tu informático: el mínimo que funciona

El orden de trabajo que recomendamos, y que tu agencia puede seguir con la documentación pública:

1. Prueba sin riesgo. Pide una clave en el entorno público de pruebas (https://demo.programa-taller.es/desarrolladores-sandbox): vale 30 días, tiene todos los permisos sobre datos ficticios que se restauran cada 2 horas y los webhooks se emiten igual.
2. Suscribe los eventos de la flota en la URL del intermediario:

curl -X POST https://tu-taller.example/api/v1/webhooks \
 -H "Authorization: Bearer pt_live_4b7e…" \
 -H "Idempotency-Key: 3a8f61c2-77d0-4c1e" \
 -H "Content-Type: application/json" \
 -d '{"url": "https://enlace-flota.example/avisos",
      "events": ["vehicle.checked_in", "vehicle.eta_updated",
                 "vehicle.ready", "vehicle.delivered",
                 "lead.sent", "budget.accepted", "invoice.issued"],
      "description": "Enlace flota"}'

3. Verifica la firma. Cada entrega llega firmada con HMAC-SHA256 en la cabecera X-PT-Signature; el secreto (whsec_…) solo se ve al crear el webhook. Responde 2xx en menos de 5 segundos y procesa después: si no contestas, se reintenta hasta 5 veces.
4. Filtra por cliente antes de reenviar nada, consultando el presupuesto o el vehículo.
5. Para la ITV, una consulta diaria basta:

curl "https://tu-taller.example/api/v1/vehicles?client_id=1388&limit=200" \
 -H "Authorization: Bearer pt_live_4b7e…"

Los listados van paginados por cursor (next_cursor y has_more) y cada clave admite 60 peticiones por minuto. Para el estado de las reparaciones, mejor vivir de los avisos que preguntar cada minuto: si quieres una red de seguridad, una consulta con updated_since cada cierto tiempo recoge lo que se haya podido perder.

Lo que la integración no resuelve

• No da fechas que el taller no ha puesto. El aviso de hora prevista solo llega si alguien la fija. Si tu equipo no actualiza estados, la flota verá un panel tan desactualizado como hoy.
• No sustituye la llamada cuando hay malas noticias. Una avería mayor de lo previsto, una pieza que tarda dos semanas: eso se habla con el gestor, con el vídeo del foso si hace falta.
• No reparte permisos por cliente. Como hemos visto, el filtrado lo hace tu intermediario. Si alguien te propone darle la clave directamente a la flota, la respuesta es no.
• No decide quién paga. Si el renting y el usuario del coche se reparten la factura según contrato, eso hay que pactarlo y reflejarlo en el presupuesto; la API no lo adivina.

Lo que sí cambia es la relación. Una flota que ve sus coches moverse en su propia pantalla deja de llamar para preguntar y empieza a llamar para encargar. Y tú, como gerente, dejas de ser el que contesta «ahora lo miro» para dedicarte a negociar el siguiente contrato. Si quieres entender antes qué más se puede conectar, tienes el panorama completo en para qué sirve una API en un taller mecánico, y los avisos uno a uno en los webhooks del taller explicados. Para el conductor que trae el coche, nada cambia: sigue teniendo su seguimiento de la reparación online, en el idioma que elija.

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